”Innovatiivisissa hankinnoissa on kyse kulttuurista”
Hannu Latva-Rasku, hankintasaarnaaja, Industryhack ja Marja-Riitta Mattila-Nurmi, kehittämispäällikkö, Pirkanmaan liitto
Alkusyksyn aikana nostettiin Pirkanmaan liiton ja Industryhackin yhteisen koulutusprosessin avulla esille innovatiivisten hankintojen toteuttamisen mahdollisuudet liiton rahoittamissa EAKR-hankkeissa. Prosessi toteutettiin osana eurooppalaista iBuy-hanketta, jossa Suomen Itämeri-instituutti on pirkanmaalaisena hankepartnerina.
Prosessissa käytiin läpi, milloin ja miksi innovatiivisia hankintoja kannattaa käyttää, ja mitä niillä voidaan saavuttaa organisaation strategisen ohjauksen, oppimisen ja kehittymisen näkökulmasta. Pohdittiin, mahdollistaako hankemaailma sen, että hankkeessa ratkaistavia haasteita ja ongelmia lähestytään ilman, että etukäteen valitaan ratkaisukeinoa. Luentojen ja ryhmäkeskustelujen avulla valotettiin erilaisia tapoja innovatiivisten hankintojen käytännön toteuttamiseen ja onnistuneeseen läpiviemiseen. Koulutus antoi työkaluja vaikeiden vaiheiden ja tilanteiden ennakointiin ja selvittämiseen. Koulutus vahvasti kannusti kokeilemalla opettelemiseen ja rohkeasti aloittamiseen. Kulttuuri kun muuttuu vain tekemällä.
EAKR-rahoituksella tavoitellaan työllisyyden, kilpailukyvyn ja elinvoiman kasvua. Sekundäärisiä tavoitteita voisi ajatella olevan julkisen sektorin uudistuminen ja yritystoiminnan ja uusien ratkaisujen kehittäminen.
Valittujen esimerkkihankkeiden kanssa yhdessä havaittiin hankkeiden vaikutusten olevan usein välillisiä. Esimerkiksi osaamis- ja työllisyysvaikutukset toteutuvat yleensä vasta hankeajan jälkeen. Loppuraportoinnissa niistä ei vielä osata kertoa. Jos hankkeiden toteuttamisessa päästäisiin yhteiskehittämisen tai kokeilujen avulla nopeammin liikkeelle, uudet työpaikat syntyisivät hankkeen aikana eikä sen jälkeen. Konkreettisempi yhteistyö yritysten kanssa hankkeen alussa voisi johtaa tuoreeseen toteuttamistapaan ja konkreettisempiin vaikutuksiin nopeammalla aikataululla. Vaikka innovatiivisissa hankinnoissa pelisäännöt alkavat jo olla selkeitä, niiden aloittaminen tuntuu usein olevan silti hankalaa. Hankemaailma luo vielä omat haasteensa. Miten hankkeiden vanha toteuttamismalli sitten muutetaan uudeksi? Voidaanko hankkeiden vaikuttavuustavoitteita määritellä uudella tavalla?
Tulevaisuuden tarpeita on syytä pitää esillä koko hankkeen ajan sen sijaan, että pohditaan omia ja sidosryhmien tämänhetkisiä tarpeita. Jos määrittelyvaiheessa keskitytään nykytilanteeseen, ollaan hankkeen valmistuessa usein 2-3 vuotta myöhässä.
Yhteiskehittämisessä otetaan alusta lähtien mukaan kaikki olennaiset tahot. Yritykset eivät lähde mukaan kokeiluihin tai yhteiskehittämiseen, jos eivät selkeästi näe, että siitä on niille hyötyä. Hankeorganisaation tuleekin pystyä ymmärtämään yritysten näkökulma ja aktiivisesti tehdä näkyväksi osallistumisesta yrityksille koituva hyöty. Yritys voi saada näkyvyyttä. Yritys voi päästä rakentamaan ihan uusia markkinoita tai saada ensimmäisen asiakkaansa. Hankintailmoituksissa yrityksiä ei saada innostumaan huonolla tarpeen kuvauksella, huonolla resurssoinnilla hankkeeseen tai sillä, että kaikki riskit ovat toimittajalla. Harvalle yritykselle kiinnostavin toimeksianto on toteuttaa jonkun toisen kokonaan suunnittelema ja määrittelemä työ. Julkisen sektorin avoimet ja tasapuoliset pelisäännöt, yhdessä tekeminen ja kumppanuus sen sijaan innostavat!
Kuva 1: Projektin aikajana
Uskallusta ja kannusteita uuden kokeilemiseen tarvitaan sekä hanketoimijan että rahoittajan puolella. Sen sijaan, että pelätään negatiivisia seurauksia, kokeilujen ja yhteiskehittämisen voi ajatella toimivan riskienhallinnan välineenä. Ei sitouduta heti koko hankintaan vaan edetään vaiheittain. Sujuvuus kasvaa toistojen myötä. Erilaisten esimerkkien kautta saatiin avuja rakentaa hankintalainmukainen kokeilujen hankintamenettely. Näitä pohdittiin yhdessä pirkanmaalaisten hanketoimijoiden kanssa yhteensä kolmessa eri sessiossa ja case-hankkeiden työpajoissa.
Ensi vuonna alkava uusi EU-ohjelmakausi nostaa nykyistä vahvemmin innovatiiviset hankinnat osaksi aluekehityshankkeita. Uudenlaista hankinta- ja kokeilukulttuuria on syytä alkaa harjoitella jo pikimmiten. Suurkiitos Industryhackin upealle henkilökunnalle, joka vuorovaikutteisissa koulutussessioissa innosti pirkanmaalaisia hanketoteuttajia ja hankesalkkujen haltijoita etsimään uudenlaisia ratkaisukeinoja hankkeiden haasteiden lähestymiseen.
Industryhack on organisaatioiden väliseen yhteiskehittämiseen erikoistunut edelläkävijä, joka on kehittämänsä innovaatiokilpailumenettelyn avulla toteuttanut seitsemän EU-hankintarajan ylittävää innovaatiokumppanuushankintaa. Industryhack sekä järjestää innovatiivisten hankintojen koulutuksia että käytännössä avustaa hankintayksiköitä innovatiivisten hankintojen tekemisessä.
